Wie ein Trainer sein Feedback-System automatisiert – ganz ohne HubSpot-Upgrade

Ausgangssituation

Ein Trainer, der Gedächtnistechniken vermittelt, wollte nach seinen Seminaren direkt Feedback von den Teilnehmenden einholen – ehrlich, einfach und ohne Papierchaos. Im ersten Setup gab es dafür zwei QR-Codes: einer führte zu den Seminarunterlagen, der andere zu einem Bewertungsformular auf einer externen Plattform. Das Ganze war mit einem separaten QR-Code-Tool gebaut, das eine Jahreslizenz brauchte.

Die Stolpersteine

In der Praxis war das System aber umständlich: Zwei QR-Codes verwirrten viele Teilnehmende. Direkt im Seminar Feedback zu geben, wirkte für manche ungewohnt und störte den Ablauf. Alle Bewertungen landeten auf der Bewertungsplattform – auch die, die eigentlich als internes Feedback gedacht waren. Zwar lassen sich Bewertungen dort ausblenden, aber die Plattform zeigt dann den Prozentsatz der ausgeblendeten Bewertungen an – was schnell einen falschen Eindruck entstehen lässt. Kurz gesagt: Der Workflow war weder elegant noch effizient.

Die Überlegung

Wie lässt sich das Ganze einfacher, günstiger und smarter abbilden – ohne ein teures Tool-Upgrade?

Der erste Gedanke: QR-Code über Canva Pro – kein Zusatzabo, kein Aufwand.

Der zweite: nicht zwei Formulare, sondern ein einziger Eintragspunkt für alles. Denn wenn sich Teilnehmende einmal über das Formular für ihre Seminarunterlagen eintragen, kann genau dieser Eintrag auch den Versand der Bewertungs-Mail auslösen.

So schlägt der Workflow zwei Fliegen mit einer Klappe: Unterlagen und Feedback laufen in einem Schritt – ohne zusätzliche Klicks, doppelte Eingaben oder Toolwechsel.

Die Idee, dass in einer Mail die fünf Sterne zur Bewertungsplattform führen und alles darunter in ein internes Feedbackformular, hatte der Trainer aus einem Vortrag mitgenommen. Ich habe diesen Ansatz dann so umgesetzt, dass er technisch zuverlässig läuft, visuell zu seinem Branding passt und sich ohne Unterbrechung in den Seminarablauf einfügt.

In der Bewertungs-Mail wurden Sterne-Buttons direkt ins HTML-Design eingebaut – farblich abgestimmt auf das visuelle Erscheinungsbild des Trainers.

Ein Klick genügt:
⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ → führt zur Bewertungsplattform
⭐ ⭐ ⭐ ⭐ oder weniger → öffnet ein anonymes internes Feedbackformular.

Anonym, weil Menschen ehrlicher sind, wenn sie frei schreiben können – und weil genau diese Rückmeldungen helfen, das Seminar gezielt weiterzuentwickeln.

Die technische Umsetzung

Ursprünglich hätte man das auch in HubSpot abbilden können. Aber im bestehenden Tarif war nur eine E-Mail-Automation pro Formular erlaubt. Das hätte bedeutet, zwei Formulare und zwei QR-Codes zu nutzen – wieder kompliziert für die Teilnehmer. Ein Upgrade wäre unverhältnismäßig teuer gewesen.

Die Lösung: Make. Dort läuft jetzt der Ablauf in zwei kleinen Automationen:

1. Hauptautomation (live im Seminar): Formular → Unterlagen-Mail → Bewertungs-Mail (mit Sterne-Buttons).

2. Auswertung & Übersicht (im Hintergrund): Neue Einsendung im anonymen Feedback-Formular → Datensätze automatisch in ein Google Sheet schreiben → zentrale Übersicht & Auswertung (Filter, Pivot, Trends).

Zusätzlich verschickt HubSpot automatisch eine Benachrichtigung, sobald ein neues Feedback eingegangen ist – so geht nichts unter. Ergebnis: HubSpot bleibt integriert, der Workflow ist schlank und kostengünstig, und die Auswertung ist jederzeit auf einen Blick im Sheet verfügbar.

Bonus: gleich mit dokumentiert

Im Anschluss entstand auch direkt die passende SOP (Standard Operating Procedure) für das globale Prozessdokument meines Kunden – damit der Ablauf künftig klar beschrieben, wiederholbar und anpassbar bleibt. Erfasst wird das über meine digitale Strukturhelferin „Sophie“, ein Custom-GPT, der Prozesse mit dir gemeinsam dokumentiert, egal ob sie schon durchdacht sind, oder du Klarheit in einem Prozess brauchst.

Warum Feedback in Zeiten von KI so wichtig ist

Künstliche Intelligenz kann viel – aber keine echten Emotionen oder Erfahrungen erfassen. Screenshots aus Social Media, handgeschriebene Notizen oder lose E-Mails sind nicht auswertbar.

Echte Bewertungen dagegen liefern messbare Qualität, sozialen Beweis und wertvolle Daten für Weiterentwicklung und Sichtbarkeit. Gerade auf Plattformen wie Google, ProvenExpert oder Trustpilot bauen sie Vertrauen auf – bei Menschen und bei Algorithmen.

Fazit

Ein einfacher QR-Code, zwei E-Mails und zwei schlanke Automationen genügen, um Feedback ehrlich, auswertbar und markenpassend einzusammeln – ohne Toolchaos und ohne teures Upgrade. Manchmal ist der Unterschied zwischen kompliziert und clever nur eine Entscheidung für den richtigen Prozess.