Digitalisierung im Coaching-Institut: Von Handarbeit zu automatisierten Prozessen

Seit über 30 Jahren arbeitet meine Kundin erfolgreich als Coach und bietet neben 1:1-Coachings auch eine fundierte Coaching-Ausbildung an. Lange Zeit liefen ihre internen Abläufe noch so, wie man es früher eben gemacht hat: mit Word, Excel, Papierbelegen und vielen händischen Schritten. Doch die Anforderungen haben sich verändert – und sie wollte ihre Prozesse endlich modernisieren und digitalisieren.

Heute spart sie zwei Tage Arbeit pro Monat, hat ihre Kundendaten immer aktuell und kann sich auf das konzentrieren, was ihr wirklich wichtig ist: ihre Arbeit mit Menschen und die Weiterentwicklung ihrer Coaching-Ausbildung.

INHALTSVERZEICHNIS

Wie das Projekt gestartet ist

Kennengelernt haben wir uns auf einem Netzwerktreffen in der IHK Würzburg. Dort erzählte sie mir von ihrem größten Schmerzpunkt: dem CRM-System Ninox, mit dem sie einfach nicht zurechtkam.

Die Ausgangslage sah so aus:

• Kundendaten wurden kaum gepflegt
  
  

• Angebote und Rechnungen liefen über Excel und Word
  
  

• Verträge wurden als PDF verschickt und mussten ausgedruckt und zurückgesendet werden
  
  

• Feedback wurde gar nicht systematisch eingeholt
  
  

• Buchhaltung war komplett händisch – Belege wurden ausgedruckt und per Post an die Steuerberaterin geschickt
  
  
  

Kurz gesagt: Alles war mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig.

Meine Vorgehensweise: So habe ich Prozesse digitalisiert und automatisiert

1. Analyse & Visualisierung

Zuerst haben wir den Ist-Zustand in einem Miro-Board festgehalten. Gemeinsam haben wir die Kern- und Unterstützungsprozesse herausgearbeitet und die Unternehmensziele für die nächsten Jahre berücksichtigt.

2. Toolkonzept entwickeln

Ich habe ein Toolkonzept erstellt, das die Anforderungen abdeckt, moderne Standards erfüllt (inklusive E-Rechnungen) und Schnittstellen bietet.

Das Toolkonzept im Miro-Board zeigt die automatisierten Verbindungen der Tools, die möglich sind

3. Umsetzung der Automatisierungen

• CRM-Wechsel von Ninox zu SeaTable
  Ninox war zwar ein gutes CRM, aber zu teuer, da es keine E-Rechnungen kann. Wir haben es durch SeaTable ersetzt – eine kostenfreie Lösung, die die gleichen Funktionen abdeckt, aber übersichtlicher und einfacher zu nutzen ist.
  Der größte Vorteil: SeaTable hat direkt Fragebögen integriert, über die Kund:innen ihre Daten selbst eintragen können. Diese Daten werden anschließend automatisch ins Buchhaltungstool übertragen – ein riesiger Zeitgewinn für meine Kundin.
  

• Digitale Buchhaltung mit Lexware
  Gemeinsam haben wir uns Lexware noch einmal angesehen. Ich habe ihr die Vorteile erklärt, insbesondere die Möglichkeit, ihre Buchhalterin direkt einzuladen. Das hat sie überzeugt, und heute ist sie begeistert, wie einfach und schnell die Abläufe damit funktionieren – inklusive Zahlungsabgleich, Mahnwesen und USt-Voranmeldung.
  

• Google Workspace Business für digitale Unterschriften
  Sie nutzte bereits Google Workspace in der Basisversion. Durch das Upgrade auf die Business-Version konnte sie jetzt auch digitale Signaturen nutzen. Verträge werden nun automatisch vorbereitet, digital unterschrieben und direkt aus den E-Mails automatisiert abgelegt – kein Drucken, kein Scannen mehr.
  

• Terminbuchung mit TuCalendi + Google Kalender
  Die Terminplanung läuft jetzt über TuCalendi – synchronisiert mit dem Google Kalender. Verschiedene Terminvarianten und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Termine zuverlässig organisiert sind.
  

• Automatisiertes Feedback
  Auch das Feedback wird jetzt automatisiert eingeholt – inklusive Erinnerungen an die Kund:innen, falls noch nichts zurückgemeldet wurde.
  

• Verknüpfung aller Tools mit Make
  Über Make sind alle Systeme so verbunden, dass Daten automatisch fließen. Kein manuelles Nachtragen, keine doppelten Einträge mehr.

• Prozessdokumentation
  Alle Abläufe wurden von mir dokumentiert: von den Kernprozessen bis hin zu den Unterstützungsprozessen rund um 1:1-Coachings und die Coaching-Ausbildung. Sie hat nun eine klare Übersicht, weiß genau, was noch händisch zu erledigen ist, und hat alle wichtigen Links und Dokumentationen an einem zentralen Ort.
  

Die Ergebnisse des Digitalisierungs-Projekts

Die Veränderungen sprechen für sich:

• Saubere, aktuelle Kundendaten im CRM
  

• Digitale Buchhaltung, direkt mit der Steuerberaterin verknüpft
  

• Automatisierte Verträge, Rechnungen und Feedback-Abfragen
  

• Synchronisierte Terminplanung, die reibungslos läuft
  

• Zeitersparnis von 16 Stunden pro Monatin der 1:1-Arbeit

  Und das ist erst der Anfang:
  Sobald ihre Coaching-Ausbildung zertifiziert ist, werden auch dort die Prozesse final digitalisiert und automatisiert. Damit wird sich die Zeitersparnis noch weiter erhöhen – und sie kann sich ganz auf die Inhalte und Teilnehmer:innen konzentrieren.
  

Für meine Kundin bedeutet das: Mehr Leichtigkeit, mehr Übersicht, weniger Stress – und mehr Raum, sich auf die Zertifizierung ihrer Coaching-Ausbildung zu konzentrieren.

Für die Umsetzung habe ich insgesamt rund 40 Stunden Arbeitszeit investiert. Dabei haben wir uns regelmäßig zu kurzen Terminen getroffen, um Fragen zu klären, Entscheidungen zu besprechen und die nächsten Schritte abzustimmen. Die restliche Abstimmung lief über E-Mail – künftig nutze ich dafür ein MeisterTask-Board, um die Zusammenarbeit für meine Kund:innen noch transparenter und übersichtlicher zu gestalten.

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