Die wichtigsten Voraussetzungen für eine reibungslose Zusammenarbeit

…und warum sie dir Zeit, Geld und Nerven sparen

Wenn wir gemeinsam an deinem Backoffice, deinen Automationen oder deiner digitalen Struktur arbeiten, läuft die Zusammenarbeit am besten, wenn ein paar grundlegende Dinge klar sind. In diesem Artikel zeige ich dir, warum diese Voraussetzungen so eine große Rolle spielen – und wie sie dir ein entspanntes, funktionierendes Business ermöglichen.

Viele dieser Punkte wirken erst einmal klein oder selbstverständlich. In der Praxis sind es aber genau diese Grundlagen, die darüber entscheiden, ob ein Projekt leicht läuft oder ob wir Zeit verlieren, weil ständig etwas nachgereicht oder gesucht werden muss.

1. Ein funktionierender Passwortmanager – die Basis für digitale Zusammenarbeit

Egal ob wir ein CRM einrichten, Automationen bauen oder Tools miteinander verbinden: Ohne funktionierende Logins kommen wir nicht weit.

Ich erlebe immer wieder, dass Passwörter irgendwo gespeichert sind – im Browser, in alten Unterlagen, in Notizen oder in Screenshots. Das führt dazu, dass wir Zugangsdaten zusammensuchen, Passwörter ausprobieren und im schlimmsten Fall Logins komplett neu setzen und dich überall neu anmelden müssen.

Das kostet Zeit – sowohl bei dir als auch bei mir – und bremst die gesamte technische Umsetzung.

Ein Passwortmanager löst dieses Problem sofort.
Tools, die sich in der Praxis bewährt haben: Bitwarden und heyLogin.

Wichtig ist nicht, welche App du nutzt.
Wichtig ist, dass du überhaupt einen Passwortmanager hast.

2. Klare Kommunikationswege – damit Informationen nicht verloren gehen

Damit unsere Zusammenarbeit entspannt bleibt, legen wir zu Beginn fest, wie wir kommunizieren. Nicht, weil es kompliziert sein muss – sondern weil es unglaublich viel Struktur bringt.

Das kann je nach Projekt unterschiedlich sein:

• E-Mail

• WhatsApp

• ein Projektboard (z. B. Notion, Trello, SeaTable)

• oder ganz oft ein gemeinsames Google Doc

Gerade bei kleineren oder mittleren Projekten ist ein Google Doc eine sehr praktische Lösung: Wir können dort gemeinsam schreiben, kommentieren, Informationen sammeln, Links ablegen und To-dos festhalten. Alles an einem Ort, nichts geht verloren, beide haben jederzeit Zugriff.

Für viele Kundinnen ist das der angenehmste Weg, um Ordnung zu behalten, ohne dass ein extra Tool notwendig ist.

3. Tools, die schon da sind – und Tools, die wirklich helfen

Ich schaue mir immer zuerst an, welche Tools du bereits nutzt.
Warum etwas neu kaufen, wenn das Beste vielleicht schon vorhanden ist?

Aber es gibt Situationen, in denen bestehende Lösungen an Grenzen stoßen.
Manche Tools lassen sich nicht sinnvoll automatisieren, manche Accounts sind unsicher und manche Setups verursachen langfristig mehr Aufwand.

Wichtig ist, dass wir eine Lösung finden, die für dich sicher, sinnvoll und alltagstauglich ist – und die deinen Workflow unterstützt, statt ihn komplizierter zu machen.

4. Warum ein privater Google-Account im Business schnell zum Problem wird

Viele starten ganz normal mit einem privaten Google-Account.
Das ist völlig verständlich – aber auf Dauer nicht optimal.

Private Accounts haben andere Sicherheitsstandards, verknüpfen private und geschäftliche Daten, schränken Automationen ein oder machen manche Wege unnötig kompliziert. Außerdem hast du keine vernünftige Rechte- und Dateiverwaltung, was spätestens bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern unübersichtlich wird. Und Absenderadressen wie vorname.nachname@gmail.com wirken nicht besonders professionell.

Ein Google Workspace Account löst diese Punkte: bessere Sicherheit, klare Trennung, stabile Anbindungen und eine professionelle Domain.

Gleiches gilt im Kern auch für Microsoft-Accounts.

5. Struktur in der Zusammenarbeit – damit es für dich wirklich leichter wird

Damit ein Projekt reibungslos läuft, braucht es:

• klare Ziele

• definierte Kommunikationswege

• funktionierende Zugänge

• zuverlässige Tools

• eine zentrale Sammelstelle für Informationen

• und bei größeren Vorhaben ein Projektboard

• Transparenz über Aufgaben und Fortschritt

Was du von mir erwarten kannst: Struktur, Klarheit, Rückfragen an den richtigen Stellen, eine vollständige Dokumentation und eine saubere Übergabe. Mein Ziel ist immer dasselbe: Dein Backoffice soll dich entlasten – nicht belasten.

Fazit: Kleine Grundlagen – große Wirkung

Ein Passwortmanager, klare Kommunikationswege, ein gemeinsames Google Doc und ein professionell aufgesetzter Google- oder Microsoft-Account wirken vielleicht selbstverständlich. In Wirklichkeit sind sie die Grundlage dafür, dass unsere Zusammenarbeit einfach, effizient und entspannt ist.

Wenn diese Basics stehen, läuft alles andere leichter – von der ersten Automation bis zum fertigen System.