Rechnungen automatisch erstellen & mehr verkaufen – so managst du deine Gruppenprogramme entspannter (ganz ohne teure Tools)
Du bist Coach oder bietest im Bereich Yoga, Persönlichkeitsentwicklung oder Beratung Gruppenprogramme an?
Doch so hast du dir das nicht vorgestellt: Wenn sich deine Teilnehmerinnen anmelden, freust du dich zwar – aber der Admin-Kram kostet dich jede Woche bis zu 10 Stunden. Zeit, die du viel lieber in das Verfeinern deines Angebots oder in einen früheren Feierabend stecken würdest. Das wäre toll, oder?
Aber was soll’s – irgendwie muss das ja vernünftig organisiert sein. Wer soll sonst die Anmeldungen bestätigen oder die Rechnungen rausschicken? Also heißt es: Zähne zusammenbeißen und durch. Jeder Teilnehmer zählt.
Was du wirklich willst: Mehr Coaching verkaufen, weniger verwalten
Warum hast du dich selbstständig gemacht? Sicher nicht, weil du unbedingt deine Abende mit Excel-Listen und Rechnungsstellung verbringen wolltest. Nein, du hast dir vorgestellt, deine Leidenschaft zum Beruf zu machen – einfach dein Coaching, deine Workshops oder Retreats erfolgreich zu verkaufen und dabei Menschen wirklich zu begleiten.
Du hast dir Mühe gegeben: das Konzept, die Location, die Verkaufsseite, das Marketing. Deine ersten Kunden kommen über Empfehlungen, und dein Angebot verkauft sich gut.
Doch dann spürst du: Deine Zeit wird zum Engpass. Immer öfter sitzt du abends länger, um dein Backoffice zu organisieren. Buchhaltungstool, Excel, E-Mail-Tool – du machst schon einiges digital, aber es frisst trotzdem deine Energie.
Hier hilft dir ein effektiver Coaching Verkauf-Ansatz kombiniert mit Automatisierung.
„Selbst und ständig?“ – Nicht mehr mit dir!
INHALTSVERZEICHNIS
Der Unterschied: Welche Art von Gruppenprogramm eignet sich für automatische Rechnungsstellung?
Ganz wichtig: Ich spreche hier nicht von wöchentlichen Yogakursen oder Fitnessstunden.
Solche regelmäßigen Termine lassen sich oft besser über Plattformen wie Kursifant abbilden.
Ich meine hier besondere Gruppenprogramme, die nur ein paar Mal im Jahr stattfinden. Zum Beispiel ein Wochenende Yoga-Auszeit, ein exklusives Retreat oder ein Intensiv-Workshop mit 5–20 Teilnehmenden.
Diese Programme brauchen keinen aufwendigen Mitgliederbereich und keine große Plattform – sie brauchen einen klaren, schlanken Anmelde- und Zahlungsprozess. Und dieser Prozess lässt sich clever automatisieren.
Der geheime Hebel: Rechnungen automatisch erstellen für deinen Coaching Verkauf
Ich verrate es dir gleich hier und jetzt: Es gibt einen geheimen Hebel, um den erfolgreichen Verkauf über deine Website schlank, effektiv und einfach abzubilden – und zwar ganz ohne zusätzliche teure Tools! Die Voraussetzung: Du hast eine Verkaufsseite mit einem Formular und nutzt ein Buchhaltungstool wie Lexware Office oder SEVdesk.
Damit kannst du den gesamten Anmeldeprozess, die Rechnungsstellung und den Versand sofort automatisieren. Wenn du dann für die Kundenkommunikation noch ein E-Mail-Marketing-Tool nutzt, musst du kaum noch etwas händisch machen. Zack – schon hast du dir jede Woche 5-10 Stunden gespart, die frei werden für Feinschliff, Marketing oder neue Angebote.
Rechne das mal hoch: Wenn du 5 Stunden pro Kurs sparst und dein Stundensatz bei 80 € liegt, gewinnst du pro Angebot bis zu 400 € – nur durch automatisierte Prozesse. Na, wie klingt das?
Mit deinem Buchhaltungstool werden die Rechnungen automatisch erstellt und sind somit GoBD-konform, rechtssicher als E-Rechnung und professionell vorbereitet. Du musst keine Kundendaten mehr manuell einpflegen oder Rechnungs-Mails verschicken. Deine Kunden erhalten innerhalb von Minuten nach dem Kauf alle wichtigen Infos. Du bist damit hochprofessionell und clever aufgestellt.
Und das Beste: Die Zahlung kannst du wie gewohnt per Rechnung entgegennehmen – du brauchst nicht mal einen Zahlungsanbieter. Die geheime Zutat, die du benötigst, ist Make – ein starkes, effektives Automatisierungstool, das dein Bestellformular mit deinem Buchhaltungstool und deinem E-Mail-Anbieter verbindet. Make ist DSGVO-konform, mit Servern in der EU, und bei zwei Automationen sogar kostenfrei. Danach liegt es bei etwa 9 €/Monat, also deutlich günstiger als Kursplattformen. Bei Lexoffice benötigst du dafür den XL-Tarif.
Keine Verkaufsgebühren, keine Gebühren von Zahlungsanbietern – nur deine clevere, erfolgreiche Struktur.
Wie das genau funktioniert, erfährst du gleich. Und du wirst sehen: Automatisierte Rechnungsstellung ist der erste Schritt zu einem entspannteren, erfolgreichen Coaching Verkauf – ohne Stress, ohne ständiges Nachfassen.
Der Vollständigkeit halber will ich hier nochmal kurz auf die verschiedenen Verkaufswege eingehen. Mehr zu diesen rechtlichen Fragestellungen findest du bei Lawlikes.
Vergleich der Verkaufswege
1. Verkauf über deine Website mit Shopsystem(z. B. WooCommerce, Shopify self-hosted, Squarespace E-Commerce) und Zahlungsanbietern (Paypal, Stripe, Molly, ThriveCart)
Vorteile:
Volle Kontrolle über Design, Prozesse und Kundendaten
Eigene AGB & Widerrufsbelehrung möglich
Maximale Gewinnspanne (keine Plattformgebühren)
Unabhängigkeit von Drittanbietern
Nachteile:
Höherer technischer & organisatorischer Aufwand
Du bist selbst für Sicherheit, Wartung & Datenschutz verantwortlich
Komplexere steuerliche Fragen bei Auslandskunden
Gebühren für Zahlungsanbieter
ggf. keine E-Rechnungen möglich
2. Shopsystem im eigenen Namen (z. B. ablefy, ThriveCart)
Vorteile:
Einfacher Einstieg, wenig Technik nötig
Professionelle Tools & Design „out of the box“
Du bleibst der Vertragspartner – inklusive eigener AGB
Nachteile:
Monatliche Gebühren & ggf. Transaktionskosten
Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
Abhängigkeit von Plattformrichtlinien
3. Shopsystem als Reseller (z. B. Digistore24, Spreadmind)
Vorteile:
Große Reichweite und bestehende Zielgruppen
Technische & rechtliche Abwicklung durch Plattform
Kundenservice wird übernommen
Nachteile:
Geringere Marge durch Plattformgebühren
Keine eigenen AGB oder Widerrufsbelehrung möglich
Wenig Kontrolle über Verkaufsprozess & rechtliche RahmenbedingungenAbhängigkeit von Algorithmen & Plattformrichtlinien
4. Automatisierung über eigene Website mit Formular + Zahlung auf Rechnung
Vorteile:
Volle Kontrolle & individuelle Gestaltung des Verkaufsprozesses
Rechtssicher & GoBD-konform (z. B. mit Lexoffice/SEVdesk + Make)
Kein Zahlungsanbieter nötig – direkte Zahlung per Rechnung
DSGVO-konform, günstige Tools (teilweise kostenfrei)
Ideal für Gruppenangebote mit überschaubarem Volumen
Nachteile:
Einmaliger Einrichtungsaufwand
Funktioniert nur, wenn der Prozess vorher klar strukturiert ist
Kein integrierter Zahlungsfluss wie bei Reseller-Lösungen
Für exklusive Gruppenprogramme lohnt sich oft der direkte Weg über die eigene Website mit Automatisierung – ohne Plattformgebühren, mit voller Kontrolle und einem klaren Vorteil: Du kannst die Zahlung auf Rechnung abwickeln, ganz ohne zusätzliche Zahlungsanbieter und deren Gebühren. So wird dein Coaching Verkauf noch erfolgreicher und nachhaltiger.
Die 5 häufigsten Fehler im Coaching Verkauf & der Rechnungsautomatisierung
Alles händisch abwickeln (jede Rechnung einzeln erstellen, jede Bestätigungsmail selbst tippen, jede Teilnehmerliste manuell pflegen – das kostet dich Zeit und Nerven)
Falsche Tools wählen, die nicht zu deinem Business passen (z. B. große Plattformen, obwohl du nur wenige exklusive Gruppenprogramme hast)
Keine klare Kommunikation an Teilnehmende (keine automatisierten Bestätigungen, kein direkter Infofluss)
Fehlende Automatisierung – und du bist gefangen im „selbst und ständig“ (du hast ständig Angst, dass ohne dein Zutun alles zusammenbricht, Urlaub ist immer eher Workation statt Erholung)
Kein Follow-up: ohne gezielte Nachfassaktionen verlierst du Umsatz (du verpasst Gelegenheiten, Vertrauen zu stärken und weitere Buchungen zu sichern)
Mini-Case-Study: Coach Anna automatisiert ihr Gruppenangebot
Anna bietet exklusive Yoga-Retreats an. Früher hat sie alle Anmeldungen per E-Mail abgewickelt, Rechnungen selbst geschrieben und Teilnehmerlisten gepflegt. Wie sah das konkret aus? Die Kund:innen hatten ein Formular ausgefüllt, das bei ihr ankam. Sie hat sich dann am nächsten Tag oder sogar noch später damit befasst, die Daten übertragen, die Rechnung erstellt, heruntergeladen und per Mail an die Kund:innen geschickt. Danach hat sie die Teilnehmenden ggf. auch noch händisch in ihr E-Mail-Marketing-Tool hinzugefügt. Sagen wir mal, pro Kund:in hat sie dafür ca. 15 Minuten gebraucht. Bei 20 Teilnehmerinnen pro Retreat waren das locker 5 Stunden – und wie viele Kurse bietet sie pro Jahr an? Das lässt sich einfach hochrechnen.
Die Kundinnen hatten nach dem Abschicken des Formulars vielleicht eine kurze Eingangsbestätigung, aber sonst nichts in der Hand. In der Zwischenzeit konnte es sein, dass sie es sich anders überlegten und wieder stornierten. Es fühlte sich außerdem einfach nicht gut an, wenn Anna sich nicht sicher sein konnte, ob alles geklappt hatte – aus Kundensicht ein unsicheres Gefühl.
Nach dem Automatisierungs-Check stellte Anna um: Make.com verknüpft ihr Anmeldeformular mit Lexoffice und MailerLite. Ihr Coaching Verkauf wurde dadurch nicht nur einfacher, sondern auch spürbar professioneller. Rechnungen gehen automatisch raus, Teilnehmende werden sofort in die passende E-Mail-Gruppe einsortiert.
Das spart Anna pro Kurs ca. 5 Stunden Zeit, bringt ihr schneller Zahlungen und sorgt für begeisterte Kursteilnehmerinnen.
Vor dem Sommerurlaub = Strukturzeit für deinen Coaching Verkauf
Wie war das bisher in deinem Urlaub? Prüfst du mehrmals täglich deine Mails, schreibst Rechnungen oder bist mit einem halben Kopf bei der Arbeit? Immer so ein bisschen mit einem Bein im Business?
Willst du das weiter so machen? Oder willst du diesen Sommer wirklich entspannen – und trotzdem Buchungen erfolgreich erhalten und alles direkt, effektiv und clever abwickeln? Ohne Stress, ohne Bauchweh, ohne schlechtes Gewissen?
Jetzt ist der perfekte Moment, dein Business fit für den Sommer zu machen!
Mit meinem kostenfreien Automatisierungs-Check findest du heraus, wie du deine Buchungen endlich automatisiert verwalten kannst. So kannst du entspannt durchatmen – und danach mit neuer Energie durchstarten.
Fazit: Business mit Flow statt Hustle
"Selbst und ständig" muss nicht dein Motto bleiben.
Du hast dich selbstständig gemacht, um dein Herzensprojekt voranzubringen. Du willst deine Teilnehmerinnen begleiten, nicht Excel-Listen pflegen.
Mit einfachen Automationen kannst du dein Business strukturierter, entspannter und professioneller aufstellen – ohne teure Tools, ohne Verkaufsgebühren, ohne unnötigen Stress. Und das Beste: Du kannst trotz Automatisierung jederzeit persönlich in den Kontakt gehen – z. B. mit individuellen Willkommensmails oder persönlichen Follow-ups.
Mach dir bewusst: Dein Coaching Verkauf darf leicht, erfolgreich und nachhaltig sein.
Mehr Umsatz durch Struktur. Mehr Freiheit durch Automatisierung. Mehr Spaß am Tun. Automatisiere, was dich ausbremst – und mach Raum für das, was wirklich zählt: deine Kundinnen und dein Coaching-Erfolg.
Checkliste: Bist du bereit für Automatisierung?
Du hast mindestens ein Gruppenangebot, das mehrfach pro Jahr startet.
Du bekommst Anmeldungen über ein Formular oder per E-Mail.
Du erstellst bisher jede Rechnung manuell.
Du schickst Bestätigungsmails selbst oder mit Copy-Paste.
Du trägst Teilnehmende händisch ins E-Mail-Tool ein.
Du willst sofort Zeit sparen, ohne an Qualität zu verlieren.
Du hast Lust, dein Business erfolgreicher und professioneller aufzustellen.
👉 Wenn du bei mehreren Punkten innerlich genickt hast, lohnt sich ein kostenfreier Automatisierungs-Check für dich!
FAQ: Die häufigsten Fragen zu „Rechnungen automatisch erstellen“ im Coaching Verkauf
Brauche ich ein teures Tool?
Nein! Mit Make.com, Lexoffice (XL-Tarif) oder SEVdesk und einem guten E-Mail-Tool bist du schon perfekt ausgestattet. Je nachdem mit welchem Tool deine Website gebaut ist, braucht es ggf. noch ein externes Formular (gibt es auch kostenfrei). Wenn deine Website Formulare mit Webhook kann-entfällt das zusätzliche Formular.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, Make.com arbeitet mit Servern in der EU. Wichtig ist, dass du sauber in deiner Datenschutzerklärung stehen hast, welche Daten du wie verarbeitest.
Kann ich auch online Zahlungen einbinden?
Ja, über Stripe oder PayPal kannst du online Zahlungen clever integrieren – musst du aber nicht, wenn du auf Rechnung arbeitest.
Was, wenn ich keine technischen Kenntnisse habe?
Kein Problem – ich richte dir das alles so ein, dass es funktioniert. Wenn du willst, zeige ich dir auch, wie du mit der Automation einfach und effektiv umgehen kannst. Oder du buchst bei mir ein Support-Paket.
Ich habe Angst vor Kontrollverlust oder frage mich, ab wann sich Automatisierung lohnt. Wo finde ich dazu mehr?
Dazu habe ich schon ein paar hilfreiche Artikel geschrieben: Angst vor Kontrollverlust und Ab wann lohnt sich Automatisierung?. Lies dort gern weiter!
Wie schnell kann ich starten?
In der Regel kannst du innerhalb von 2–4 Wochen alles umstellen, je nach Umfang deines Angebots und meiner Verfügbarkeit.
Deine Frage ist nicht dabei?
