Warum dein Aufgabenmanagement nicht am Tool scheitert
Hallo und schön, dass du da bist. Heute möchte ich ein Thema ansprechen, das ich in meinen Kundenprojekten immer wieder beobachte. Es geht um Aufgaben- und Projektmanagementsysteme, die vielleicht in Notion, Asana, Trello oder einem anderen Tool aufgebaut sind. Alles scheint ordentlich, alles hat seinen Platz. Doch trotz dieser Ordnung landen neue Aufgaben oft weiterhin auf Zetteln, in WhatsApp, in Kalendern oder einfach in unserem Kopf. Die erste Reaktion ist dann häufig: Ich brauche wohl ein besseres Tool. Doch bevor du zu einem neuen Tool greifst, lass uns erstmal einen Schritt zurücktreten und uns die Frage stellen, was wirklich das Problem ist.
Das Problem liegt selten beim Tool selbst. Ein System ist nicht gut, weil es sauber aufgebaut ist, sondern weil wir es im Alltag regelmäßig nutzen. Ich habe selbst viele Systeme ausprobiert. Ich hatte Clickup, Trello, Asana und noch mehr. Jedes Mal dachte ich mir: Wenn ich jetzt das richtige Tool finde, dann läuft alles von alleine. Ich werde organisiert sein, nichts mehr verlieren und den ultimativen Überblick behalten. Aber das passiert leider nicht automatisch. Es macht Spaß, ein System aufzubauen, besonders wenn man strukturiert denkt oder technikaffin ist. Doch nach dem Aufbau folgt der entscheidende Teil: das System im Alltag nutzen.
Wenn ein System nicht genutzt wird, neigen viele dazu, die Ursache direkt im Tool zu suchen. Vielleicht ist Notion zu offen oder Asana zu kompliziert. Es klingt einfach, das Tool an den Pranger zu stellen, aber bevor man wechselt, sollte man sich fragen: Warum nutze ich dieses System nicht? Die Antwort darauf ist oft, dass die Einstiegshürde viel zu hoch ist. Zu viele Felder, zu viele Möglichkeiten und zu viele Dinge wollen gepflegt werden.
Manchmal hat man die Erwartung, dass man die gesamte Vergangenheit sauber übertragen muss, bevor man überhaupt loslegen kann. Das führt dazu, dass das System sich im vollen Alltag nach einer Bergarbeit anfühlt, die man nicht überwinden kann. Dann gewinnt der Zettel oder die schnelle Notiz am Handy, weil sie in dem Moment einfach weniger Energie kosten. Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Zeichen dafür, dass das System noch nicht für deinen Alltag optimiert ist.
Dieses Muster sehe ich auch oft bei Customer Relationship Management-Systemen, also CRMs. Sie sind oft überdimensioniert, und es ist überwältigend, was alles möglich ist. In der Konsequenz werden neue Kontakte erst Wochen später eingetragen, Gesprächsnotizen landen wieder in Google Docs oder Anfragen werden gar nicht ins CRM übertragen. Aber wie gesagt, es liegt nicht unbedingt am Tool, sondern vielmehr an der Simplizität der Informationsübertragung. Ein gutes CRM muss nicht beim ersten Kontakt vollständig sein; es sollte sicherstellen, dass du den Kontakt nicht verlierst. Der Rest kann später ergänzt werden.
Wir alle sind meist nicht in der Lage, ein neues System in einer ruhigen Arbeitswoche einzuführen. Wann haben wir die schon als Selbständige? Oft steckt man in Kundenprojekten, Launches und anderen Verpflichtungen fest. Der normale Alltag läuft weiter, und das neue System wartet darauf, gefüllt zu werden. Das kann ganz schön frustrierend sein, und schnell denkt man: Ich müsste es eigentlich mal machen, aber dann kommt wieder irgendetwas Dringenderes dazwischen.
Der erleichternde Ansatz ist, dass du nicht erst alles Alte übertragen musst. Es reicht, die Entscheidung zu treffen: Alles, was ab heute neu reinkommt – sei es Aufgaben, Projekte oder CRM-Kontakte – wird ins neue System erfasst. So wächst das System Schritt für Schritt in deinen Alltag hinein. Du gewöhnst dich daran, es zu nutzen, ohne vorher riesige Aufräumaktionen machen zu müssen.
Wichtig ist auch, wann und wie du deine Kontakte und Aufgaben ins neue System einpflegst. Beschäftige dich immer dann mit einer Person oder einer Aufgabe, wenn du mit ihr arbeitest. Dann trage sie ins neue System ein. So wächst es immer weiter, und du verpasst keine wichtigen Informationen mehr.
Eine weitere Erkenntnis, die ich gewonnen habe, ist, dass die Gewohnheitsbildung entscheidend ist. Das neue System muss so einfach sein, dass du es problemlos in deinen Alltag integrieren kannst. Ein Ansatz, den ich empfehle, ist, die bisherigen Zettel und Notizen an einem anderen Ort zu verstauen. Wenn du haptisch arbeitest, packe deine analogen Notizen weg, damit du dich auf deine neuen digitalen Systeme konzentrieren kannst. So wird es dir leichter fallen, in die digitale Welt einzutauchen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einrichten von Systemen oft der einfachere Teil ist. Es ist nicht immer das Tool, das falsch ist, sondern manchmal funktioniert es im Alltag einfach nicht. Vielleicht ist der Einstieg zu komplex, oder es gibt zu viele Informationen gleichzeitig, die du pflegen musst.
Denke daran, dass das System nicht perfekt sein muss; es muss einfach in deinem echten Alltag für dich funktionieren. Wenn du merkst, dass deine Aufgaben, Projekte oder Kontakte eher verteilt sind und nicht klar strukturiert, dann ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Schaue dir auch meinen operativen Engpass-Check an, um genau zu analysieren, wie deine Prozesse optimal funktionieren können.
Ich freue mich, wenn du beim nächsten Strukturzeit-Podcast dabei bist. Bis dahin wünsche ich dir viel Erfolg mit deinen Systemen!
